Si tienes aunque sea un solo empleado, esto te afecta: desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de su plantilla. No es una recomendación ni algo «para empresas grandes» — es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, y la Inspección de Trabajo lo revisa activamente.
Qué exige exactamente la ley
La norma es más simple de lo que parece. Tu registro horario debe cumplir tres condiciones:
- Registrar el inicio y el fin de cada jornada de cada trabajador, cada día. No vale con el horario «teórico» del contrato: hay que reflejar las horas reales.
- Conservar los registros durante 4 años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Ser fiable e invariable: el sistema debe garantizar que los datos no se manipulan después.
La ley no impone un sistema concreto: puede ser en papel, en una hoja de cálculo o con un programa informático. Lo que sí exige es que exista y que sea veraz.
Las multas por no tenerlo
No llevar registro de jornada es una infracción grave en materia laboral. Las sanciones van de los 751 € a los 7.500 € por empresa — y ojo, porque si además la Inspección detecta horas extra sin pagar ni cotizar a raíz de la falta de registro, las sanciones se acumulan y pueden multiplicarse.
El error más caro no es no fichar: es no poder demostrar nada cuando la Inspección llama a la puerta o un extrabajador reclama horas extra.
Y hay un detalle que muchas empresas pasan por alto: sin registro, en un juicio por horas extraordinarias la palabra del trabajador gana peso frente a la de la empresa. El registro no es solo una obligación — es tu principal defensa documental.
Errores habituales que conviene evitar
1. Rellenar el registro «de memoria» a final de mes
Los registros deben hacerse día a día. Un registro con todas las jornadas idénticas y sin una sola incidencia en meses levanta sospechas inmediatas en una inspección.
2. No registrar las pausas cuando corresponde
Si la pausa de comida no es tiempo de trabajo efectivo, lo correcto es registrar los dos tramos (mañana y tarde) para que las horas totales cuadren con la realidad.
3. Que el registro lo pueda alterar cualquiera
Un Excel compartido donde todo el mundo puede editar cualquier celda cumple a duras penas. Si hay correcciones, deben quedar justificadas y trazadas.
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⚠ Este artículo es divulgativo y no constituye asesoramiento legal. Para casos concretos (convenios especiales, teletrabajo, registro de viajantes…), consulta con tu asesoría laboral.