Si tienes personas trabajando para ti, hay una obligación que no puedes pasar por alto: registrar su jornada laboral. No es algo nuevo (es obligatorio desde 2019), pero muchas pymes y autónomos con empleados todavía lo llevan mal o directamente no lo llevan. Y en 2026 vienen cambios importantes. Te lo explicamos claro.
Qué dice la ley exactamente
Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de cada trabajador, sin importar el sector, el tamaño de la empresa ni el tipo de contrato. El registro debe incluir la hora de entrada y la hora de salida de cada persona.
Esto aplica también al teletrabajo: trabajar desde casa no exime de fichar. De hecho, es aún más importante para garantizar el derecho a la desconexión digital.
Los puntos que debes cumplir sí o sí
- Registro diario: hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, todos los días.
- Conservación durante 4 años: tienes que guardar esos registros y poder mostrarlos si te los piden.
- Accesible para varios: el registro debe estar disponible para la Inspección de Trabajo, para los propios trabajadores y para sus representantes.
- Fiable e inalterable: el sistema no puede permitir cambiar los datos a posteriori sin dejar rastro.
- Contratos a tiempo parcial: además del registro diario, hay que entregar un resumen mensual de las horas trabajadas.
¿Qué mira la Inspección de Trabajo?
Cuando la Inspección entra en una empresa, no le basta con que «exista» un registro. Comprueba que sea real y fiable. En concreto revisa que haya un sistema de fichaje que se usa a diario, que recoja las horas de entrada y salida, que no se pueda manipular sin dejar constancia, que puedas mostrar los datos en el acto, que se conserven los 4 años y que los representantes de los trabajadores puedan consultarlo.
El error más común no es no tener registro, es tener uno que el inspector considera poco fiable: una hoja de papel o un Excel que cualquiera puede modificar después.
La gran novedad: el registro digital de 2026
Aquí está el cambio importante. El Gobierno está tramitando una reforma para que el registro horario sea obligatoriamente digital, eliminando el papel y las hojas de cálculo. La idea es que los sistemas sean inalterables, trazables y accesibles en tiempo real para la Inspección.
Conviene tener claro el estado actual: a día de hoy, el registro en papel o en Excel sigue siendo válido siempre que sea fiable y se conserve correctamente. La obligación de que sea digital todavía está en tramitación y no tiene fecha definitiva de entrada en vigor. Se ha hablado de tramitarla a lo largo de 2026, pero hasta que no se publique en el BOE, no es exigible.
Dicho esto, nuestra recomendación es no esperar al último momento: pasar a un sistema digital ahora te ahorra el cambio a las prisas cuando la ley entre en vigor, y además es más cómodo y fiable desde ya.
Las sanciones: lo que te juegas
No cumplir con el registro horario se considera una infracción grave. Actualmente las sanciones pueden llegar hasta los 7.500 €. Y con la reforma en marcha, se contempla endurecerlas: el borrador habla de importes de hasta 10.000 € por infracción, y de aplicar la sanción por cada trabajador afectado, lo que puede disparar el importe total. No es un tema menor.
Cómo cumplir sin complicarte
La buena noticia es que cumplir no tiene por qué ser un dolor de cabeza ni costar una fortuna. Lo que necesitas es un sistema que:
- Registre entrada y salida de forma sencilla para cada persona.
- Guarde los datos de forma segura y sin que se puedan alterar.
- Te permita consultar y exportar los registros cuando los necesites.
- Conserve el histórico de los últimos años.
Para eso creamos LytCalendar, nuestra herramienta de control horario y gestión de jornada pensada para autónomos y pymes. Te permite llevar el registro de tu equipo de forma digital y ordenada, guardando los datos en tu propio equipo. Si quieres adelantarte a la normativa digital sin complicarte, es un buen punto de partida.
Este artículo tiene carácter divulgativo y resume la normativa a fecha de su publicación. La regulación del registro horario está en plena reforma y puede cambiar. Para tu caso concreto y para conocer el estado exacto de la ley, consulta con tu asesor laboral o las fuentes oficiales (BOE y Ministerio de Trabajo).